Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Transcriptly.AI

1. Roles en el tratamiento de datos (el principio de segmentación de responsabilidad)

Para efectos de las normativas de privacidad de datos de los Estados Unidos y las leyes aplicables en Latinoamérica (como la Ley 1581 de Colombia, la LFPDPPP de México, la LGPD de Brasil, la Ley 25.326 de Argentina, entre otras), el tratamiento de la información en Transcriptly.ai se divide bajo dos roles jurídicos estrictos:

1.1. Transcriptly.ai como Responsable del Tratamiento (Data Controller)

La Compañía actúa como Responsable única y exclusivamente respecto a los datos personales de registro, facturación, soporte técnico y analítica de uso que recopilamos directamente de nuestros clientes (gerentes, empresas, usuarios B2C/B2B) para gestionar la relación contractual y el funcionamiento de la plataforma.

1.2. Transcriptly.ai como Encargado del Tratamiento (Data Processor)

La Compañía actúa única y exclusivamente como Encargado respecto a los archivos de audio, video, transmisiones en vivo, datos de voz, textos e outputs (en adelante, "Datos de Contenido") que los Usuarios carguen, graben o sincronicen en la plataforma para ser procesados por la IA. El Cliente (Usuario B2C o B2B) es el único y exclusivo Responsable del Tratamiento de dichos Datos de Contenido.

2. Información que recopilamos

Recopilamos dos categorías de información en función del uso del Servicio:

A) Datos de Cuenta y Gestión Comercial (Nosotros somos el Responsable/Controller)

• Datos de Registro: Nombre completo, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa, cargo, número de teléfono y país de operación.
• Datos de Facturación: Direcciones de facturación e información de pago. Toda transacción financiera es procesada de manera cifrada a través de pasarelas de pago externas de primer nivel (v.gr., Stripe). Transcriptly.ai no almacena en sus servidores números de tarjetas de crédito o credenciales bancarias completas.
• Historial de Compras: Registro de los planes contratados, add-ons adquiridos, renovaciones, cancelaciones y comprobantes emitidos.
• Datos Técnicos y de Navegación: Dirección IP, datos de geolocalización aproximada, tipo de navegador, identificadores de dispositivos, registros de accesos (logs) y patrones de uso mediante cookies o tecnologías similares.
• Identificador de Dispositivo para Notificaciones: Token de notificaciones push del dispositivo, utilizado únicamente para enviar avisos sobre el estado del procesamiento y de la cuenta. No se emplea para publicidad ni para seguimiento entre aplicaciones.
• Registros de Fallas y Diagnóstico: Reportes técnicos de errores y bloqueos de la aplicación, utilizados exclusivamente para estabilidad del servicio. Estos registros no incluyen el contenido de las transcripciones.
• Contactos Creados en la Aplicación: Nombre, teléfono y datos de referencia de los contactos que el Usuario crea o sincroniza dentro de Transcriptly.ai para asociarlos a sus llamadas y grabaciones.

B) Datos de Contenido para Procesamiento (Nosotros somos el Encargado/Processor)

• Archivos de audio y video cargados, enlaces de reuniones sincronizadas (v.gr., Zoom, Microsoft Teams, Google Meet), flujos de voz capturados en tiempo real, transcripciones generadas, resúmenes automatizados, métricas de ventas y auditorías comerciales producidas por los modelos de Inteligencia Artificial.

3. Finalidades del tratamiento de datos

La información recopilada será tratada estrictamente para las siguientes finalidades legítimas y contractuales:

3.1. Prestación del Servicio

Proveer las funcionalidades del software SaaS (grabar, transcribir, extraer resúmenes, auditar llamadas de ventas, analizar objeciones comerciales e identificar promesas de pago).

3.2. Gestión de Cuentas y Soporte

Administrar el perfil del Usuario, procesar pagos recurrentes, enviar confirmaciones de facturación y proveer asistencia técnica o legal al cliente.

3.3. Seguridad y Prevención de Fraudes

Monitorear patrones de uso simultáneo de cuentas (verificación de la política de seats), prevenir accesos no autorizados, ataques informáticos y mitigar el uso de la plataforma para actividades ilícitas.

3.4. Optimización Tecnológica Anonimizada

Utilizar metadatos, datos agregados y texto derivado de los outputs de forma completamente anonimizada, desasociada e irreversible para calibrar, entrenar y mejorar la precisión técnica de los algoritmos de transcripción y evaluación propios de Transcriptly.ai, impidiendo que se pueda identificar a cualquier persona natural o jurídica.

4. Encargados del tratamiento y transferencia internacional

Transcriptly.ai no vende, alquila, cede ni comparte datos personales ni Datos de Contenido con terceros para sus propios fines, ni para publicidad, elaboración de perfiles, corretaje de datos o entrenamiento de modelos de terceros. El Servicio se ejecuta sobre proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento (data processors o subencargados): procesan la información únicamente por cuenta y bajo instrucciones documentadas de Transcriptly.ai, en la medida necesaria para prestar el Servicio, y sin autorización para usarla con ninguna finalidad propia.

4.1. Encargados que intervienen en el procesamiento

• Transcripción automática de voz a texto (ASR): Google Cloud Speech-to-Text convierte el audio en texto por instrucción de Transcriptly.ai. Actúa como encargado del tratamiento y no está autorizado a conservar el audio ni el texto resultante para fines propios ni para entrenar sus modelos.
• Análisis con inteligencia artificial: Google Gemini genera resúmenes, sentimiento, palabras clave, acciones e insights a partir del texto transcrito, en las mismas condiciones de encargo y sin uso para fines propios.
• Almacenamiento y cómputo: Amazon Web Services (S3) para el almacenamiento persistente de audios y archivos, y Google Cloud Storage únicamente como almacenamiento temporal durante el procesamiento, con eliminación explícita al finalizar.
• Telefonía VoIP: Telnyx para el establecimiento y transporte de las llamadas iniciadas desde la plataforma.
• Pagos: pasarelas de pago externas de primer nivel (v.gr., Stripe), que actúan como responsables independientes respecto de los datos de la transacción conforme a sus propias políticas.

Todos estos encargados operan bajo acuerdos de tratamiento de datos (Data Processing Agreements) con obligaciones de confidencialidad, cifrado, limitación de finalidad y supresión. Como plataforma SaaS basada en Wyoming, EE. UU., su intervención implica transferencia internacional de información, que el Usuario autoriza expresamente al aceptar esta Política. La lista de encargados puede actualizarse conforme evolucione la infraestructura; los cambios se publican en esta Política.

4.2. Cumplimiento Legal e Investigaciones Penales

Divulgaremos información y Datos de Contenido a agencias policiales, gubernamentales o judiciales de los Estados Unidos o de Latinoamérica únicamente cuando exista un requerimiento formal, orden judicial, citación o mandato legal válido, de conformidad con la Cláusula de Cooperación Oficial de nuestros Términos y Condiciones.

4.3. Fusiones o Adquisiciones

En caso de que Transcriptly.ai LLC sea objeto de una transición comercial como una fusión, adquisición por otra compañía o venta de activos, la información personal de los Usuarios formará parte de los activos transferidos, manteniendo las mismas garantías de privacidad aquí dispuestas. Esta situación no forma parte de la operación ordinaria del Servicio: se notificará a los Usuarios antes de que la transferencia surta efecto y el Usuario podrá solicitar la eliminación de su cuenta conforme a la sección 8 antes de esa fecha.

5. Garantía de cumplimiento regulatorio y consentimiento en LATAM (obligación del Cliente)

5.1. Declaración de Ausencia de Control de Captura

Transcriptly.ai LLC no recopila de forma directa, activa o autónoma audios de terceras personas en los países de Latinoamérica; la captura se ejecuta bajo la instrucción, control y orden exclusiva del Cliente.

5.2. Obligación Legal de Consentimiento

Las leyes de privacidad de Latam (v.gr., México, Colombia, Perú, Chile, Argentina, Brasil) exigen el consentimiento previo, expreso e informado para el tratamiento de datos biométricos (como la huella de voz) o grabaciones privadas. El Cliente (B2C o B2B) garantiza bajo gravedad de juramento que ha obtenido las autorizaciones legales correspondientes de todos los participantes de las llamadas o reuniones objeto de transcripción y auditoría.

5.3. Exclusión de Responsabilidad por Datos Sensibles

El software no está diseñado de forma predeterminada para almacenar datos de salud, opiniones políticas o datos sensibles. Si los interlocutores del Cliente mencionan estos datos durante las llamadas, el Cliente asume la total responsabilidad por su digitalización y tratamiento.

6. Retención y destrucción de datos

6.1. Retención Activa

Conservaremos los datos personales del Usuario y los Datos de Contenido mientras la cuenta y membresía del Cliente se mantengan activas y pagadas, respetando los límites de almacenamiento contratados.

6.2. Periodo de Gracia y Eliminación Definitiva

Conforme a nuestros Términos y Condiciones, tras la cancelación de la membresía o el impago del plan, Transcriptly.ai custodiará la información por un plazo máximo improrrogable de treinta (30) días hábiles. Una vez concluido este periodo, todos los audios, videos, transcripciones e insights asociados a la cuenta serán eliminados de forma definitiva e irreversible de nuestras bases de datos, sin que quede copia alguna en nuestros servidores de producción.

6.3. Eliminación a Solicitud del Titular

Con independencia del estado de la membresía, el titular de la cuenta puede solicitar en cualquier momento la eliminación de su cuenta y de su contenido. La solicitud se ejecuta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde la verificación de identidad del solicitante. El procedimiento y el detalle de qué datos se eliminan y qué datos se conservan está publicado en www.transcriptly.ai/eliminar-cuenta.

6.4. Copias de Respaldo

Tras la ejecución de un borrado, los datos pueden permanecer en copias de respaldo del sistema por un plazo máximo de noventa (90) días, durante el cual no son accesibles desde la plataforma ni se utilizan para ninguna finalidad. Concluido ese plazo se purgan de forma definitiva.

6.5. Retención por Obligación Legal

Los registros de facturación, comprobantes y soportes contables se conservan por el término exigido por la normativa contable y tributaria aplicable, con independencia de la eliminación de la cuenta. Esta retención se limita a los datos mínimos del documento (identificación del comprador, fecha, valor y concepto) y no incluye audio, transcripciones ni resultados de inteligencia artificial.

7. Seguridad de la información

Transcriptly.ai LLC implementa medidas de seguridad técnicas, administrativas y organizativas comercialmente viables para proteger los datos contra destrucción accidental o ilícita, pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizado. Estas medidas incluyen el uso de protocolos de cifrado de datos en tránsito y en reposo (v.gr., SSL/TLS y estándares AES), control de accesos restringidos y firewalls perimetrales.

Sin perjuicio de ello, el Usuario reconoce que ningún método de transmisión por Internet o almacenamiento digital es 100% seguro, por lo que la Compañía no puede garantizar la inviolabilidad absoluta de sus sistemas de seguridad frente a ataques cibernéticos de fuerza mayor o exploits de día cero.

8. Derechos de los titulares (Derechos ARCO)

Los Usuarios (en su calidad de clientes directos de Transcriptly.ai) tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales de registro y del contenido alojado en su cuenta, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento (Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición - ARCO).

8.1. Eliminación de la Cuenta por su Titular

El titular de una cuenta de Transcriptly.ai puede solicitar en cualquier momento la eliminación definitiva de su cuenta y de todo su contenido, o únicamente de sus grabaciones, transcripciones y resúmenes conservando la cuenta activa. Este derecho no depende de la autorización de terceros y se ejerce siguiendo el procedimiento publicado en www.transcriptly.ai/eliminar-cuenta.

8.2. Procedimiento de Solicitud

Para ejercer estos derechos, el Titular debe enviar una solicitud formal por escrito al correo electrónico oficial de atención: admin@transcriptly.ai.

8.3. Requisitos de la Solicitud

La comunicación deberá incluir el nombre completo del Titular, el correo electrónico asociado a la cuenta de Transcriptly.ai, una descripción clara de los datos sobre los cuales desea ejercer sus derechos y los documentos que acrediten su identidad (o la representación legal de la empresa).

8.4. Atención de Terceros que no son Titulares de una Cuenta

Esta sección aplica únicamente a personas que no son titulares de una cuenta de Transcriptly.ai y no limita en ningún caso el derecho descrito en la sección 8.1.

Si una persona natural residente en Latinoamérica que no tiene cuenta en la plataforma (ej. un cliente final o un empleado auditado por un equipo de ventas B2B) se comunica con Transcriptly.ai para exigir la supresión de una transcripción o audio alojado en el espacio de un Cliente corporativo, Transcriptly.ai redirigirá dicha solicitud al Cliente correspondiente por ser este el Responsable del Tratamiento (Data Controller) de ese contenido, e informará al solicitante de esa redirección. En ese supuesto Transcriptly.ai ejecutará la eliminación cuando el Cliente lo ordene desde su panel o por mandato de una autoridad competente.

9. Modificaciones a la Política de Privacidad

Nos reservamos el derecho de modificar o actualizar esta Política en cualquier momento con el fin de reflejar cambios técnicos en la plataforma, actualizaciones en los LLMs integrados o nuevas exigencias normativas en EE. UU. o Latinoamérica. Las modificaciones entrarán en vigor inmediatamente después de la publicación del texto actualizado en el sitio web oficial. El uso continuo del Servicio posterior a dichas modificaciones constituirá la aceptación expresa de la nueva Política de Privacidad por parte del Usuario.